日報を習慣化させる３つのポイント

こんにちは！
nanotyBPサポートの望月です。

みなさまの会社は社内日報をつけてますでしょうか？
紙やメールで日報を書いてるけど、気がついたら日報を週末にまとめて書いていたり、書かない人が増えてきて日報という制度がなくなってしまった・・・という経験はありませんでしょうか。

今回はそんな社内日報をどうすることで習慣化できるのかポイントをまとめていきます。

1.日報が部下から上司への一方通行になってませんか？

昔ながらの「日報」というと、部下が１日の業務内容をまとめた報告書を上司に提出するような運用になってしまっている会社さんがまだまだ多いです。 上司にとっては部下がどのような仕事をしているか確認できますが、それに対するレスポンスがないために、部下にとっては「日報を書かされている」と思う人が多くなっています。 つまり日報を書くことにメリットを感じない人が多くなってしまうため、続かない会社さんが多く出てきてしまってます。

2.日報を書くことで社員のモチベーションを上げる仕組み

これまで一方通行だった日報を、全社員で共有できる日報に変えていくことで上司からのレスポンスだけでなく、社員全員からレスポンスをもらうことが出来るようになります。社内SNS 日報システム nanotyBP(ナノティービーピー)では、個人の日報にFacebookのように「いいね！」ボタンがあったり、社員に激励を送るための「がんばれ！」ボタンなど気軽にレスポンスを残せる仕組みが用意されています。「いいね！」がたくさん日報につくと、書く人のモチベーションも上がり、もっといい日報を書こう！と思うように考え方が変わってきます。これまでの日報とは違い、誰が自分の日報を見てくれているのか、目で見て分かるようになるため、書かされている日報から、書きたくなる日報に変わってきます。また、社員の日報から大きなトラブルに発展しそうな状況を最小限で食い止めたり、過去に同じような経験をした社員からアドバイスがもらうことができるようになります。日々のサポートとしても活用できるようになってきます。

3.いつでもどこからでも確認・登録できる

経営者層の方は出張する機会も多いと思います。ただ外出先に社員全員の日報を持ち運んで確認するということはまずないと思います。つまり、外出すればするほど社員や部下の日報を確認する機会がなくなっていることになります。社内SNSの場合は、インターネット上で日報を確認できるため、iPadやiPhoneといったタブレット端末やスマートフォンを使うことで、いつでも、どこからでも確認することができるようになります。確認以外にも、外出先から日報を書くことも出来るようになります。外出先からわざわざ会社に戻らなくても、日報を書くことができるようになります。今まで日報のために会社に戻っていた。というムダな時間をカットすることもできます。

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